Wdrożenie AI w firmie: od czego zacząć, ile to kosztuje i kto tym steruje

Co automatyzować najpierw

Pierwszy proces wybiera się po dwóch rzeczach: powtarza się co tydzień i kosztuje wtedy, kiedy się spóźni. Najczęściej jest to odpowiedź na zapytanie, potwierdzenie rezerwacji albo przypomnienie o niezapłaconej fakturze. To, co za każdym razem wygląda inaczej, zostaje przy człowieku, bo to nie proces, tylko ocena sytuacji.

Jeżeli nikt w firmie nie potrafi opisać tej drogi w pięciu zdaniach, nie jest jeszcze gotowa do automatyzacji. Najpierw opis, potem budowa. Odwrotna kolejność kosztuje drugą budowę.

Audyt procesów: co sprawdzamy przed budową

Audyt to nie prezentacja o sztucznej inteligencji. To pół dnia z osobami, które ten proces prowadzą, i zapis tego, jak wygląda naprawdę, razem z wyjątkami. Kończy się listą procesów w kolejności i ceną za pierwszy z nich.

Audyt można kupić osobno i nie zobowiązuje on do budowy u nas. Jeżeli z zapisu wyjdzie, że automatyzacja jest przedwczesna, tak właśnie napiszemy.

1. 01Spisujemy drogę taką, jaka jest dziś

   Nie wersję idealną, tylko realną, razem z obejściami i wyjątkami.

2. 02Zaznaczamy miejsca, w których sprawa czeka

   Skrzynka, jedna osoba, arkusz. Czekanie to miejsce, w którym firma traci pieniądze.

3. 03Nazywamy dane

   Gdzie leży cennik, kalendarz i lista klientów oraz kto odpowiada za ich aktualność.

4. 04Ustalamy, co zostaje przy człowieku

   Reklamacje, pieniądze, zdrowie i każda ocena sytuacji. Spisane przed budową, nie po niej.

5. 05Układamy kolejność i cenę

   Który proces pierwszy, który drugi i ile kosztuje każdy krok, na piśmie.

Pilot na jednym procesie

Pilot to jeden proces, jeden kanał i jeden miesiąc obserwacji. Buduje się go po to, żeby zobaczyć, w czym system się myli, zanim zacznie cokolwiek wysyłać samodzielnie. Dopiero po tym miesiącu decydujesz, które kroki mogą działać bez zatwierdzania.

Pilot ma też drugą zaletę: pokazuje zespołowi, że nikt nikogo nie zastępuje. Szkice przychodzą tam, gdzie ludzie już pracują, a decyzja zostaje po ich stronie.

Człowiek zatwierdza, system szkicuje

Cała konstrukcja trzyma się na trzech słowach: szkic odpowiedzi, zatwierdzenie, przekazanie człowiekowi. Szkic system pisze z Twoich własnych danych. Zatwierdzenie to jedno kliknięcie osoby, która i tak prowadzi skrzynkę. Przekazanie to sytuacja, w której system nie wie: cały wątek trafia do człowieka razem z podpowiedzią następnego kroku, a klient dostaje informację, że odpowie mu osoba.

Dane, dostępy i RODO

System jest tak dobry, jak dane, które czyta. Przed startem ustalamy, do czego ma dostęp, czego nie widzi w ogóle i na czyich kontach wszystko działa. Konta zakładamy na Twoją firmę, żeby po przekazaniu nic nie zależało od nas.

O RODO piszemy tu ogólnie i bez powoływania się na przepisy, bo to jest odpowiedzialność prawna, a nie projektowa. Dane osobowe klientów przetwarza się w takim zakresie, jaki jest potrzebny do obsługi sprawy. Politykę prywatności i umowy o powierzenie danych przygotowuje Twój prawnik albo księgowa, a my dostosowujemy do nich zakres dostępów i to, co system zapisuje.

Ile to kosztuje i kto obsługuje system po wdrożeniu

Płaci się za proces, a nie za miesiąc. Cena jest ustalona na piśmie przed startem i nie rusza się w trakcie, dopóki nie zmienia się zakres. Po przekazaniu zostaje rachunek za użycie modelu AI, płacony dostawcy z Twojego konta, oraz narzędzia, które i tak macie.

Obsługuje to ta sama osoba, która dziś prowadzi skrzynkę. System przychodzi tam, gdzie ona już pracuje, zasady są spisane przy przekazaniu, a Ty w każdej chwili możesz oddać utrzymanie komu innemu, bo konta są Twoje.

Najczęstsze błędy wdrożeń

Te same pięć, prawie w każdej pierwszej rozmowie. Każdy z nich taniej jest ominąć niż potem naprawiać.